【汇旺担保】档案室

[拼音]:dang’anshi

[英文]:archives room

机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单位档案的机构,国家档案事业系统的基层组织。

大中型机关一般都设有档案机构,管理本单位形成的档案,但机构的名称不尽相同。在欧美一些国家称登记室,如德国人J.von 拉明根著的《登记室及其机构和管理》(1571)、德国的早期档案刊物《档案馆学和登记室学》(1806)、美国人T.R.谢伦伯格著的《现代档案—原则与技术》(1956),都使用了登记室的概念。国际档案理事会组织编纂的《档案术语词典》 (1984)收录了“登记室”(registry)词条,定义为:“机关、团体、组织中负责形成、管理和储存现行案卷、档案和半现行档案的部门。” 苏联在各部和其他各主管部门 、组织、企业,在中央和地方苏维埃与工会委员会、合作社联合组织及其他社会组织中,都建立有档案室,统称机关档案室。在中国,宋代各级国家机关普遍设立架阁库,金、元、明、清均沿袭宋制,亦设架阁库,具有机关档案室的性质。中华民国时期开始把管理本机关档案的机构称为档案室。当代中国在大多数机关、团体、企业、事业单位中都设有档案室。

档案室的本质特征是统一管理本单位档案和主要为本单位服务。它是一个单位档案资讯储存、加工和传输的服务部门,与本单位的领导和各组织机构发生联络,为领导决策、处理工作、组织生产、进行科研等活动提供依据和参考材料。机关档案室工作是机关工作的组成部分,是提高行政工作效率的必要条件。企业、事业单位档案室工作是生产管理、技术管理、科研管理不可缺少的环节。档案室又是国家档案事业组织系统中的基层组织,是档案馆工作的基础。档案室储存的档案,不仅对本单位的工作、生产和科研有现实查考价值,而且其中具有长久储存价值的部分,是国家的档案财富,具有历史文化价值。因此,档案室具有为国家档案馆积累和输送档案文化财富的效能,其移交档案的完整程度、价值的高低、整理质量、保管状况等等,都会直接影响到档案馆的馆藏质量。档案室的上述双重性质,支配著档案室的整个工作活动。

档案室的职责是:

(1)指导、监督本单位档案材料的归档工作,保证应归档的档案材料完整、系统,并按时向档案室移交;

(2)负责管理本单位的全部档案,对档案进行整理、鑑定、保管、统计,并编制必要的检索工具、档案汇编和参考资料,积极提供利用,为本单位的工作、生产和科研服务;

(3)为国家积累档案财富,把具有长远储存价值的档案移交给国家档案馆;

(4)有些中央和地方专业主管机关、大型企事业单位的档案室,除管理本单位档案外,还对本系统所属单位的档案工作进行指导、监督和检查。

在中国,档案室的数量大、分布广、型别多。可归纳为:

(1)机关档案室。指中央、省、地、县、乡各级机关和人民团体建立的档案室,负责管理本机关形成的各种门类和各种载体形式的档案。机关档案室受本机关办公厅(室)领导,在业务上受同级和上级档案事业管理机关的指导、监督和检查。

(2)科学技术档案室。

(3)综合档案室。指企业、事业单位建立的综合性档案保管机构,统管本单位形成的各种型别的档案。综合档案室是企事业单位档案机构设定的一个发展趋势,它有利于加强本单位档案工作的统一管理,便于综合开发和利用档案资讯资源,也符合机构精简原则。

(4)档案资料资讯中心。一些大型企业、事业单位建立的统一管理档案、图书、情报、资料的机构,实行资讯资源一体化管理,为本单位综合利用资讯服务。

(5)声像档案室。专门管理电影片、电视片、录音带、录影带、唱片、照片的档案室。在电影制片厂、电视制作中心、新闻摄影部门、图片社、唱片公司、广播电台等部门,一般都设有管理某些或某一种类声像档案的档案室。

(6)人事档案室。机关人事部门设立的专门管理职工的履历、自传、考核、奖惩、任免、职称、学位、工资、级别、离休、退休、退职等个人材料的档案室。至于人事部门在工作活动中形成的一般人事档案材料,归机关档案室管理。

(7)联合档案室。

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